Publicatie evofenedex globe magazine voor internationaal ondernemen, december 2015 – www.evofenedex.nl

De Letter of Credit is een van de meest taaie onderwerpen van het exportvak. Gelukkig hoeft u geen specialist te zijn: u kunt het werken met L/C’s ook uitbesteden. Op een herfstachtige dag in oktober spreken Ralph Teunissen, commercieel directeur Edel Grass, en Marloes Wittebroek, algemeen directeur Elceco, over L/C’s. De twee ontmoeten elkaar in de tot voetbalarena getransformeerde vergaderzaal van Edel Grass in Genemuiden. Het bedrijf is al jarenlang lid van Fenedex en producent van kunstgras. Elceco handelt al meer dan tien jaar de letters of credit voor Edel Grass af. Een gesprek over de ontwikkelingen binnen het vakgebied.

Edel Grass gebruikt regelmatig L/C’s. Welke voordelen zien jullie?

Ralph: “Het moge duidelijk zijn dat wanneer wij op vooruitbetaling kunnen leveren, of eventu­eel Cash Against Documents met daarin een gedeeltelijke vooruitbetaling verweven, dat onze voorkeur heeft. Maar tijden veranderen. Zelf betalen we als bedrijf niet graag vooruit, dus we realiseren ons dat onze afnemers daar ook geen voorkeur aan geven. Het L/C is dan een uitkomst. Als wij niet met L/C’s hadden kunnen werken, waren wij niet in staat geweest om in verschillende landen de gerealiseerde omzetgroei te bereiken. Voor ons is het een goede mogelijkheid gebleken om onze export uit te breiden.”

Betalen op open account heeft de voorkeur van de klant. Hoe wegen jullie dit af tegen het debiteurenrisico en het beslag op liquide middelen?

“Als wij naar nieuwe landen of klanten kijken, dan wordt direct de kredietwaardigheid onder de loep genomen. Klopt dit niet en blijkt dat wij risico’s lopen, dan gaan we voor een scala aan opties van vooruitbetaling tot een L/C om betalingszekerheid te krijgen. Lukt dit niet, dan gaat de order simpelweg niet door. Wij zijn een zeer exportgedreven organisatie, waarbij 85% van onze omzet buiten Nederland ligt. Op Australië na, is onze afzetmarkt wereld­wijd met een focus op Noord­-Afrika, Azië, het Midden­-Oosten, Verre­-Oosten en Zuid­-Amerika. In culturen waar je de weg niet kent, biedt een L/C vele voordelen. Zolang er maar voldaan kan worden aan kredietconforme do­ cumenten, zien wij onze betaling vrijwel zeker tegemoet.”

Marloes: “Je hebt het over ‘vrijwel zeker’ en dat begrijp ik wel. Je moet je er als exporteur toch altijd van bewust blijven dat je toch nog te maken hebt met de bereidheid van de klant om de documenten te accepteren. In het geval van een geconfirmeerd L/C, waarbij de betalings­ verplichting naar jullie eigen bank is verlegd, biedt het L/C zekerheid, maar wanneer dit niet het geval is, blijf je ergens toch nog afhankelijk van je klant. Tenslotte ontvang je geen betaling als de klant de documenten niet accepteert. Wat we ook regelmatig bij klanten zien, is dat de buitenlandse afnemer aangeeft afwijkingen in de documenten te accepteren, om daarmee het proces te versnellen en eerder over hun goederen te kunnen beschikken. Deze staan met enige regelmaat al op de (lucht)haven van bestemming te wachten, wat kosten met zich meebrengt. Dat is echter een oplossing die niet werkt. Een verklaring per e­mail of brief vanuit de klant heeft geen enkele waarde voor de bank(en) in het controleproces. Feitelijk moet er een originele wijziging via Swift, dus via het bankentraject, worden opgemaakt. Bedrijven weten dit vaak wel, maar omdat een Swift­wijziging in veel gevallen redelijk wat tijd kost en ze discussies met de klant willen voorkomen, wordt toch de ‘oplossing’ met een klantverklaring geprobeerd. De teleurstelling volgt uiteindelijk dan toch, het enige dat echt werkt is vooraf zorgen dat er geen afwijkingen in het L/C staan.”

Jullie hebben destijds besloten om de L/C gerelateerde werkzaamheden uit te besteden. Daarmee verlies je (diepgaande) kennis binnen de organisatie. Wat was de reden om dit toch te doen?

Ralph: “Als bedrijf kun je niet uitblinken in elk onderdeel van het totale business traject. Wij zijn een relatief klein bedrijf dat meer dan hon­ derd verschillende landen bedient. Daarbij is het moeilijk om de kennis van het internationaal betalingsverkeer, waarvan de L/C’s onderdeel uitmaken, in een zelfstandige functie onder te brengen. Je hebt dan grote kans om zaken te missen omdat je er simpelweg niet van op de hoogte bent.

Onze kracht ligt in de marketing, distributie, verkoop en installatie van kunstgrassystemen en niet in financiële dienstverlening. Dat is juist wel de hoofdactiviteit van een dienstver­lener als Elceco. Zij zijn in staat om ons snel respons te geven, zodat wij op onze beurt ook snel richting onze klant kunnen communiceren. Wij weten als geen ander dat snelheid in het offertestadium geboden is. Elceco fungeert hierin als achtervang. Wij kijken samen met hen hoe we een L/C opbouwen bij nieuwe opko­ mende markten, zoals bijvoorbeeld India. In het offertestadium wordt dan ook regelmatig met Elceco geschakeld over welke onderdelen in de offerte consequenties kunnen hebben voor het L/C. De praktijkervaring die Elceco heeft, doordat zij voor vele exporteurs werken, is voor ons waardevol.

Ook voor het volume dat wij hebben kunnen wij ons geen specialist veroorloven. Bovendien geldt wat ons betreft: één specialist is geen specialist. In geval van verlof, ziekte of andere onvoorziene afwezigheid heb je dan geen conti­nuïteit. Dit biedt Elceco ons wel, doordat zij met meerdere mensen uit het team op de hoogte zijn van onze zendingen.”

Marloes: “Continuïteit en doorlopende opvolging van L/C’s is inderdaad erg belangrijk. Wij registre­ren alle L/C’s in ons op maat gemaakte systeem, waarbij wij altijd in staat zijn om onze klanten te informeren over de status van het L/C.”

Uiteraard gaan met het uitbesteden van werkzaamheden kosten gepaard, maar wat heeft het opgeleverd, wat zijn de baten?

Ralph: “Alle afgehandelde L/C’s, inmiddels meer dan tweehonderd, zijn conform de ge­ stelde voorwaarden betaald. Ze vormen voor ons dus een waarborg van de omzetgroei. Voor ons is het efficiënt en kosteneffectief gebleken om het aan een gespecialiseerde partij uit te besteden. Overigens geldt dit natuurlijk voor verschillende aspecten binnen de organisatie, denk daarbij bijvoorbeeld aan het uitbesteden van het boeken van zakenreizen.

Wij maken bewust de keuze om diensten in te kopen, het is in vertrouwde handen. Beide orga­nisaties gaan bij voorkeur voor samenwerkin­gen op de lange termijn en gezien de duur van onze samenwerking met Elceco mag duidelijk zijn dat wij erop vertrouwen dat Elceco op de hoogte is van de laatste ontwikkelingen op het gebied van L/C’s. Interne mensen binnen onze organisatie worden jaarlijks bijgepraat tijdens een incompany training van Elceco. Tijdens dit soort sessies worden de verschillende disciplines zoals sales, finance en transport bij elkaar gebracht en ontstaan de mooiste en leerzaamste discussies. Het blijft een wissel­ werking van praktijk en theorie.”